Lettre d’engagement d’indemnisation en faveur des dirigeants et administrateurs

Ces dernières années, on constate une tendance à accroître la responsabilité des administrateurs et des dirigeants à l'égard des actes qu'ils ont réalisés pour leur société. En conséquence, de nombreux administrateurs se retrouvent au centre des procédures judiciaires. Même les employés soumettent régulièrement des réclamations personnelles contre les administrateurs et bien qu'en général, les tribunaux rejettent finalement ces réclamations, ils n'ouvrent pas droit pour autant au remboursement des frais et dépens engagés par l'administrateur ni ne lui accordent aucune indemnisation. Ainsi, dans de telles circonstances, la question se pose de savoir quels sont les moyens de défense du directeur ?
Les assurances souscrites par les administrateurs et dirigeants constituent en principe un bon moyen de protection des administrateurs à l'égard de telles situations, toutefois, il s'avère fréquent que la couverture d'assurance soit insuffisante pour couvrir l'ensemble de la procédure judiciaire.
Par exemple, l'assurance ne couvre pas toujours l'ensemble des dépenses et dans de nombreux cas, les compagnies d'assurance s'exonèrent de leurs obligations, ce qui implique la nécessité d'engager des procédures légales à leur encontre afin d'obtenir une couverture d'assurance. Dans une telle situation, le directeur reste sans soutien économique dans le cadre de l'exécution de la procédure judiciaire et ses chances d'obtenir gain de cause sont, par conséquent, considérablement réduites.
Par conséquent, il est recommandé que, parallèlement à la souscription d'une assurance, les administrateurs s'assurent, via la rédaction par leur entreprise d'une lettre d'engagement d'indemnisation, que l'entreprise leur fournira, le cas échéant, le soutien financier nécessaire à leur défense lors de procédures judiciaires relatives aux décisions prises dans le cadre de leur activité de dirigeant de l'entreprise.
Il est important de noter, cependant, qu'une rédaction négligente ou incomplète de ce type de lettre pourrait en fin de compte exempter la société de fournir une couverture, surtout si la relation entre l'administrateur et les actionnaires de l'entreprise est détériorée ou si le contrôle de l'entreprise a changé. Enfin, il convient de noter que, pour qu'une société accorde une lettre d'indemnisation, ses statuts doivent inclure une clause lui permettant d'agir de la sorte.
Lors de la rédaction d'une lettre d'indemnisation, il est important de veiller à ce que la lettre contienne une référence à toutes les sociétés liées (sociétés mère et filiales) de la société ainsi qu'à toutes les activités effectuées par les administrateurs dans le cadre de leur fonction au sein du Conseil d'administration. Il est également recommandé de s'assurer que la lettre d'indemnisation prévoit en son sein de couvrir les situations dans lesquelles le directeur a quitté ses fonctions au stade où la plainte a été déposée et lorsque la demande n'a pas encore été déposée. La lettre d'indemnisation devrait également comprendre une clause garantissant le financement des procédures judiciaires jusqu'au prononcé de leur issue, et ce, quelle qu'elle soit.
La société doit, par ailleurs, prendre en compte le fait que l'issue défavorable d'une procédure judiciaire à l'encontre de son directeur nuira non seulement au directeur mais également à la société, d'où l'importance de lui fournir une protection adéquate.
Par conséquent et étant donné qu'il s'agit d'une question primordiale dans la vie d'un administrateur au cours de son mandat dans l'entreprise et qu'il est censé être un partenaire actif dans le processus décisionnel, il lui est recommandé qu'avant même de prendre ses fonctions, il exige de la société qu'elle émette une lettre d'engagement d'indemnisation, qui sera rédigée par un avocat compétent dans ledit domaine. Une rédaction appropriée de la lettre d'indemnisation assurera, en effet, autant que possible, la tranquillité d'esprit du directeur, dans le cadre de son activité en tant que membre du Conseil d'administration.